Workflow
Die Steuerung und Optimierung von dokumentenzentrierten Geschäftsprozessen
Funktionen für automatisierte Workflows
Für die Umsetzung der o.a. Ziele sind folgende Funktionalitäten erforderlich:
Paralle Bearbeitung von Dokumenten
Sofern der abzubildende Prozess dies erfordert, muss neben der sequentiellen ggfs. auch die parallele Bearbeitung bzw. Mitzeichnung möglich sein.
Dokumentation der Prozessschritte
Der aktuelle Status des bearbeiteten Schrittes im gesamten Prozess muss einsehbar und kontrollierbar sein. Eine entsprechende Dokumentation der Bearbeitungsstände, Entscheidungen, Laufwege und Ergebnisse ist erforderlich (Audit).
Abbildung der Verwaltungsmöglichkeiten
Die im bisherigen Geschäftsalltag üblichen Verwaltungsmöglichkeiten wie Wiedervorlage, Delegation, Vertretung oder die Vergabe von Fristen müssen abbildbar sein.
Abbildung aller Geschäftsprozesse
Der gesamte Geschäftsprozess sollte mit geeigneten Gestaltungswerkzeugen modellierbar sein – im besten Fall können die Anwender selbst dies vornehmen.
Integration von Lösungen
Wenn einzelne Prozessschritte die (externe) Verarbeitung von Daten (z.B. Fachanwendungen) notwendig machen, ist eine Integration der entsprechenden Anwendungen erforderlich – dazu gehört ggfs. auch die Einbindung von Lösungen zur Dokumentenbearbeitung wie Microsoft Office.
Abbildung der Organisationsstrukturen
Die im Unternehmen vorhandene Aufbauorganisation, aber auch die zugrunde liegende Ablauforganisation sind abzubilden.
Automatisierte Prozesse
Das Ziel beim Einsatz von Workflows bzw. Workflow-Technologien ist die Automatisierung wiederkehrender Prozesse, wobei alle notwendigen Ressourcen eingebunden werden sollen. Dies bedeutet zum einen, dass alle an einem Prozess beteiligten Mitarbeiter teilnehmen können und zum anderen, dass alle für Prozess-Entscheidungen oder -Arbeitsschritte notwendigen Informationen/Dokumente vorliegen müssen.
Dieser Punkt ist für Workflows im Umfeld von ECM von ganz entscheidender Bedeutung: Denn erst wenn die notwendigen Dokumente und Informationen allen Benutzern zur Verfügung stehen, dann kann ein ECM-System sein volles Potential bei der Prozessunterstützung entfalten.
Bei Workflows denkt man sehr oft an stark strukturierte, formalisierte Abläufe. Es muss allerdings auch möglich sein, unmittelbar bei der Bearbeitung andere Mitarbeiter in die Bearbeitung (adhoc) einzubinden.
Optimierung Ihrer Prozessabläufe
Die Frage, welche Prozesse im eigenen Unternehmen durch Workflows optimierbar sind, ist nicht einfach zu beantworten. Hierfür sind Untersuchungen zu Umfang, Kapitalbindung und Unternehmens-Risiko notwendig. In manchen Fälle führt aber auch die Frage nach potentiellen Einsparungen zum Ziel, indem man unternehmensinterne Prozesse durch den Einsatz von Workflows beschleunigt.
Wir führen gerne für Ihr Unternehmen eine Analyse Ihrer Geschäftsprozessen durch, die Einsparungspotential offenlegt und zeigt, in welchen Bereiche beschleunigte Abwicklung von Vorgängen Ihrem Unternehmen Vorteile bringen (z.B. durch kürzere Bearbeitungszeiten erreichen Sie eine höhere Kundenzufriedenheit/ -bindung).